書類作成にお困りの方必見!「記入」「記載」「記述」の正しい使い分け方

 

 

 

 

「記入」、「記載」、「記述」。これらの言葉はよく似ていますが、実は意味が少し違うんです。書類を作成する際に、これらをうまく使い分けられないと、書類が適切に作成できないかもしれません。 そこで今回は、これらの言葉の意味の違いを明確に解説し、実生活での使い分け方のコツをお伝えします。書類作成に悩んでいる方はぜひ、この記事を最後まで読んでみてください。あなたの業務効率が劇的に改善するかもしれませんよ。

 

 

 

「記入」・「記載」・「記述」の意味の違い

「記入」「記載」「記述」はよく似た言葉ですが、それぞれ微妙な違いがあります。「記入」は書類に直接手書きで情報を書き込むこと、「記載」は書類に印刷された文字や数字を書き込むこと、「記述」は書類に自由に文章を書くことを指します。この違いを理解することで、より適切な表現を使い分けることができるようになります。

「記入」とは

「記入」とは、書類や帳票などに自分の手で情報を書き込むことを指します。申請書やアンケート用紙などに自分の名前や住所、回答などを直接書き込むのが典型的な「記入」の例といえるでしょう。 「記入」の特徴は、書類に直接手書きで情報を書き込むことです。つまり、書類自体に情報を追加・記載するのが「記入」なのです。 これに対し、「記載」や「記述」とは異なる概念となります。 「記入」は、書類作成の際に非常に重要な行為です。正確に情報を書き込むことで、申請や手続きがスムーズに進むでしょう。一方で、誤って記入してしまうと面倒な修正が必要になる可能性もあります。 そのため、「記入」する際は十分に注意を払い、書類の指示に沿って正確に情報を記入することが求められます。ミスのない「記入」を心がけましょう。

「記載」とは

「記載」とは、書類などに印刷された情報や文字を、更に追加や修正を加えることを指します。請求書や契約書などに金額や日付を手書きで書き加えるのが「記載」の典型例です。 「記載」の特徴は、書類に既に記された情報を、手書きで補完・変更することです。つまり、既存の情報に追加・修正を施すのが「記載」なのです。これに対し、「記入」は書類に新たな情報を書き込むことを意味し、「記述」は自由な文章を書くことを指します。 「記載」は書類作成の際に重要な役割を果たします。既存の情報を補完することで、書類の正確性を高めることができるでしょう。ただし、誤って記載してしまうと、修正が面倒になる可能性があります。 そのため、「記載」する際は十分に注意を払い、書類の指示に沿って正確に情報を記載することが求められます。ミスのない「記載」を心がけましょう。

「記述」とは

「記述」とは、ある主題や事象について、自由に文章で説明することを指します。レポートやエッセイを書くときに行う、自身の考えや意見を述べる行為が「記述」に当たります。 「記述」の特徴は、書類や帳票といった固定された書式に縛られることなく、自由に文章を展開できることです。つまり、自らの言葉で情報を表現するのが「記述」なのです。これに対し、「記入」は書類の指定された場所に情報を書き込み、「記載」は既存の情報を補完・修正することを意味します。 「記述」は、自らの考えや経験を文章化する際に重要な技能となります。レポートやエッセイの作成では、適切な言葉選びや論理的な構成が求められます。ただし、記述内容が曖昧だったり、論点がはっきりしないと、伝えたい情報が正確に伝わらない可能性もあります。 そのため、「記述」する際は、主題を明確にし、構成を整理するなど、読み手に分かりやすい文章を心がけることが重要です。ミスのない「記述」を心がけ、自己表現の幅を広げていきましょう。

実生活での使い分けの例

実生活では、「記入」「記載」「記述」の3つの使い分けが重要になります。例えば、申請書の空欄を埋めるのが「記入」、請求書や契約書に金額を手書きで書き込むのが「記載」、日記などで自由に文章を書くのが「記述」といった具合です。それぞれの特性に合わせて適切に使い分けることで、より正確で分かりやすい文書作成が可能になります。

「記入」の使用例

「記入」は、書類やフォームの指定された空欄に情報を書き込むことを指します。例えば、銀行の預金口座開設申請書に、氏名や住所といった必要事項を手書きで書き込むのが「記入」に当たります。 「記入」の特徴は、書式や書類の枠組みに沿って情報を書き込むことです。必要最小限の情報を簡潔に記入することが求められます。この際、誤字脱字がないよう丁寧に記入する必要があります。申請書や届出書など、法的な書類への「記入」は特に慎重に行う必要があります。 また、「記入」は単に情報を書き込むだけでなく、チェックボックスにチェックを入れたり、該当する選択肢に○をつけるなど、書式に沿った所定の操作を行うことも含まれます。 このように、「記入」は書類のフォーマットに沿って情報を記載する行為です。正確性と丁寧さが求められる一方で、自由な表現は許されません。書類ごとの書式に合わせて、簡潔かつ正確に「記入」することが重要となります。

「記載」の使用例

「記載」は書類や文章にある項目に情報を書き込むことを表します。請求書や契約書、履歴書など、予め印刷された書式に手書きで金額や日付、自己評価などを書き込むのが「記載」に当たります。 「記載」の特徴は、書式の枠に収まる範囲で自由に表現できることです。書式に定められた項目に沿って情報を書き込むため、ある程度の柔軟性があります。ただし、あくまで書式の枠内での表現に限定されるため、自由な文章表現とは異なります。 例えば、履歴書に過去の職歴や学歴を記載する際は、簡潔にまとめる必要があります。一方で、自己PRなどの自由記述欄では、より詳細な文章を書くことができます。 このように「記載」は、書式の枠組みの中で情報を書き込む行為です。簡潔さと正確さが求められつつ、ある程度の自由度も存在します。書式の特性に合わせて、適切な量と内容の「記載」をすることが大切です。